Politique de confidentialité

Le 5ᵉ Groupe scout de Coaticook (« le Groupe », « nous ») exploite ce site à l’intention des familles, des jeunes et des bénévoles de la communauté de Coaticook. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons par ce site, pourquoi, où ils sont conservés et comment vous pouvez en garder le contrôle. Elle est rédigée conformément à la Loi 25 — la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (RLRQ, c. P-39.1) — qui encadre la protection des renseignements personnels au Québec.

Ce que ce site recueille, et pourquoi

Ce site ne recueille que ce que vous lui donnez volontairement. Voici l’inventaire complet.

• Formulaire « Nous joindre » et « Devenir bénévole » : nom, adresse courriel, téléphone (si vous le donnez) et le contenu de votre message. But : vous répondre et, s’il y a lieu, faire le suivi d’une offre de bénévolat. Pour ces deux formulaires seulement, nous conservons aussi votre adresse IP et l’heure d’envoi, qui servent uniquement à limiter les envois automatisés (pourriel) et ne servent pas à vous identifier autrement.
• Statistiques de fréquentation : à chaque page consultée, le site enregistre l’adresse visitée, la date et une empreinte technique — un condensé cryptographique de votre adresse IP et de votre navigateur, sans conserver l’adresse elle-même — qui permet de compter les visiteurs uniques sans pouvoir remonter jusqu’à une personne. Aucun témoin (cookie) n’est déposé pour cette mesure, et aucun service extérieur comme Google Analytics n’y participe.
• Inscription d’un jeune : le formulaire d’inscription lui-même ne se trouve pas sur ce site. Le bouton « Je m’inscris » vous amène vers la plateforme nationale d’inscription de l’Association des scouts du Canada, un tiers indépendant qui a sa propre politique de confidentialité. Nous vous invitons à la consulter avant d’y transmettre des renseignements sur votre jeune.
• Fiche santé et autorisation parentale : ces documents sont téléchargeables dans la section « Documents », mais se remplissent sur papier et sont remis en personne à une animatrice, un animateur ou une personne responsable. Ils ne transitent jamais par ce site ni par nos serveurs.
• Équipe et bénévoles : les noms, totems, rôles, photos et parfois l’adresse courriel des membres de l’équipe d’animation et de gestion apparaissent publiquement sur la page « Notre équipe », avec leur consentement, pour présenter les personnes qui encadrent les jeunes.
• Comptes d’administration : les membres du personnel et de l’équipe de gestion qui mettent à jour le site ont un compte protégé par mot de passe (nom d’utilisateur, courriel, mot de passe chiffré). Ces comptes ne concernent pas les visiteurs du site.

Où vos renseignements sont hébergés

Le site et sa base de données sont hébergés sur des serveurs situés au Québec, dans un centre de données commercial. Vos renseignements ne sont pas transférés à l’extérieur du Québec ou du Canada dans le cadre de cet hébergement.

Combien de temps nous les conservons

• Messages reçus par les formulaires « Nous joindre » et « Bénévolat » : conservés le temps nécessaire au suivi, puis supprimés par l’équipe de gestion.
• Statistiques de fréquentation : un peu plus de 13 mois, puis supprimées automatiquement.
• Journal des tentatives de connexion et des limites d’envoi, qui protège contre les robots et les attaques : quelques jours seulement.
• Journal des actions d’administration, qui dit qui a modifié quoi sur le site : 90 jours en ligne, puis archivé. Ce journal ne contient que les actions des membres de l’équipe connectés à l’administration, pas de renseignements sur les visiteurs.

Témoins de connexion (cookies)

Ce site n’utilise aucun témoin de pistage ou publicitaire. Le seul témoin déposé est un témoin de session technique. Il sert à protéger les formulaires « Nous joindre » et « Bénévolat » contre les envois frauduleux et, pour les membres de l’équipe, à rester connectés à l’espace d’administration. Il ne contient aucun renseignement sur vous, ne sert pas à vous suivre et s’efface à la fermeture du navigateur. Ce témoin étant strictement nécessaire au fonctionnement du site, la loi ne requiert pas de bandeau de consentement pour celui-ci.

Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos renseignements personnels à des fins commerciales. Ils peuvent être communiqués dans les cas suivants, et dans ceux-ci seulement :

• À la personne ou à l’unité visée par votre message, par exemple une ou un responsable d’unité pour donner suite à une offre de bénévolat.
• À notre hébergeur, qui héberge techniquement le site et sa base de données au Québec, sans en consulter le contenu dans le cours normal de son travail.
• À notre fournisseur de courriel : chaque message envoyé par un formulaire est aussi transmis par courriel à l’adresse du Groupe, pour qu’une personne de l’équipe puisse vous répondre. Cette copie est conservée dans la boîte de courriel du Groupe, chez son fournisseur.
• Si la loi nous y oblige, par exemple une ordonnance d’un tribunal.

Ce site charge aussi les polices d’écriture Google Fonts et affiche des liens vers nos pages Facebook et Instagram. Consulter ce site peut donc entraîner une requête technique vers les serveurs de Google, et cliquer sur un lien social vous amène chez un tiers régi par sa propre politique de confidentialité — nous vous encourageons à la consulter.

Comment nous les protégeons

• Connexion chiffrée (HTTPS) entre votre navigateur et le site.
• Mots de passe des comptes d’administration jamais conservés en clair, seulement sous une forme chiffrée irréversible.
• Accès à l’administration limité au personnel autorisé, chaque personne ayant son propre compte.
• Protection contre les tentatives de connexion automatisées et limitation du nombre d’envois de formulaires.
• Journal des actions d’administration, qui permet de savoir qui a modifié quoi et quand.

Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit :

• De savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et de les consulter;
• D’en demander la correction s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• De retirer votre consentement à leur collecte ou à leur utilisation, quand ce consentement était requis;
• De demander la suppression d’un renseignement que nous détenons, par exemple un message envoyé par le formulaire de contact ou une photo de votre enfant publiée sur le site;
• De déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous jugez que vos droits n’ont pas été respectés.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez-nous — voir « Pour exercer vos droits ou poser une question » un peu plus bas. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite, afin de ne pas communiquer vos renseignements à la mauvaise personne. Nous répondons dans les délais prévus par la loi.

Les jeunes et les mineurs

Ce site s’adresse aux parents, tutrices, tuteurs et adultes responsables : aucun formulaire de ce site n’est destiné à être rempli directement par un enfant. Des photos prises lors des rencontres, sorties ou camps peuvent illustrer les pages « Actualités », « Nos unités » ou nos réseaux sociaux; elles ne sont utilisées qu’avec le consentement recueilli auprès des parents lors de l’inscription. Vous pouvez à tout moment demander qu’une photo de votre enfant soit retirée du site en nous écrivant.

En cas d’incident de confidentialité

Si un incident présentant un risque de préjudice sérieux touchait vos renseignements personnels, nous en aviserions les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément à la loi.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment si le site change de fonctionnalités. La date indiquée en haut de cette page correspond toujours à sa dernière révision. Nous vous invitons à la consulter de temps à autre.